PICKFORMとは？建築・不動産法規に準拠した電子契約・書類一元管理ツールの特徴

PICKFORMとは？

PICKFORMは、不動産取引や建築請負契約に伴う煩雑な法定書類の締結および関連図書の管理負荷を解消する、不動産・建築業界特化型の電子契約・書類管理プラットフォームです。宅地建物取引業法および建築基準関連法令に準拠し、国土交通大臣から適法性の回答を取得した電子契約スキームを標準搭載しています。汎用的な電子契約サービスでは対応が難しい35条書面（重要事項説明書）から37条書面の交付・締結に至る一連の不動産取引フローをワンストップで完結できる点が特徴です。さらに、注文住宅や建売分譲における施主契約から、物件ごとの契約書・図面・現場写真・Excel資料の一元管理まで対応し、中小工務店や地場ビルダー、不動産デベロッパーの契約事務および書類保管業務を効率化します。

主な機能

不動産・建築特化型の電子契約機能

• 宅建業法準拠の電子契約ワンフロー
  重要事項説明書の提示・宅地建物取引士による事前署名から、売買・賃貸借契約書の締結および電磁的交付までを同一システム上で完結させられます。契約締結にあたって法定書面ごとにシステムを切り替える必要がなくなり、担当者の送合作業の負担や確認漏れを抑えられます。
• 独自開発の同時署名形式（特許出願中）
  契約当事者が順次署名を行う従来のリレー方式とは異なり、複数当事者が並行して署名手続きを進められる仕組みを備えています。契約当事者の一元的な合意形成を促し、前の署名者の確認待ちによる滞留時間を削減して迅速な契約締結を実現します。
• 高水準な電子署名・認定タイムスタンプ
  公開鍵暗号方式（RSA-2048bit）を用いた電子署名と、認定事業者によるタイムスタンプ付与に対応しています。契約締結時の本人確認プロセスも含め、改ざん防止措置を担保した法的証拠力の高い契約締結が可能です。
• 多様な契約類型への対応
  不動産の売買・賃貸借契約に限らず、建築工事請負契約、秘密保持契約（NDA）、雇用契約書などの社内文書の締結にも対応しています。施主との本契約から下請業者との請負変更合意、従業員の労使協定までを同一基盤上で電子化できます。

物件軸の書類保管・クラウドファイル管理機能

• 物件単位での書類一元クラウド管理
  契約書面のPDFデータにとどまらず、設計図書、現場写真、仕様書、Excelで作成された見積内訳書など、多岐にわたる形式のファイルを物件ごとに紐づけてクラウド保管できます。物件に付随するあらゆる情報が1箇所に集約されるため、過去の図面や変更履歴を探す現場・バックオフィスの検索工数を低減します。
• 電子帳簿保存法への適合
  授受された電子取引データの真実性および可視性を確保する要件に準拠して書類を管理できます。取引年月日や取引先、金額などの条件検索に対応し、税務調査時における速やかな提示要件を満たした運用体制を構築できます。
• ワンクリック外部共有機能
  クラウド上に保管された契約書や設計図面などのデータを、URLリンク等を用いて社内外の関係者へ手軽に共有できます。ファイル容量の大きい図面や画像データをメール添付や郵送でやり取りする手間を解消し、設計事務所や施工協力会社との情報伝達を円滑化します。

組織統制・顧客管理機能

• チーム管理と閲覧権限設定
  支店・部署・プロジェクトチーム単位でユーザーをグループ化し、閲覧・編集権限を柔軟に制限できます。全社共通のシステムでありながら、物件や顧客ごとの機密保持レベルに応じた安全なアクセス制御を行えます。
• 統合顧客管理
  電子契約を交わした施主や取引先の情報を書類と紐づけて台帳管理できます。過去の取引履歴や契約締結状況を一覧で把握できるため、リフォーム提案や定期点検などのアフターフォロー業務における顧客情報管理を支援します。

こんな企業・現場に向いている／向いていない

向いている企業・現場

注文住宅や分譲住宅を手掛け、施主契約や関連図書の管理負荷に悩む地場ビルダー・工務店

• 遠方施主との郵送持ち回りや印紙代負担を解消したい
  対面や郵送で行っていた建築工事請負契約をオンラインで締結できるため、契約締結までのリードタイムを短縮しつつ、請負金額に応じて発生する施主・自社双方の収入印紙税をゼロにできます。実際に年間3,000棟を超える住宅を施工する大手ハウスメーカーでも、郵送費用の削減や締結の迅速化を目的に導入されています。
• 契約書と設計変更図面・写真がバラバラに散逸している
  物件ごとに専用フォルダが自動形成され、署名済み契約書と合わせて設計図書や仕様変更の合意記録をまとめて格納できます。建設業法第19条が求める書面交付や追加変更の合意履歴を物件軸で整理できるため、引渡し後の言った言わないトラブルを防止する証拠保全基盤となります。
• 店舗や営業所が複数あり、紙の契約書の保管コストが嵩んでいる
  電子帳簿保存法に対応したクラウド保管へ全面移行することで、物理的な書庫や外部倉庫の保管スペースが不要になります。全国展開する分譲住宅ビルダーでは、導入後に契約関連書類の物理的な量が3分の1に圧縮され、保管スペースや管理コストの大幅な削減が報告されています。

宅建業法に基づく不動産売買・仲介と建築請負を兼業している事業者

• 汎用電子契約ツールでは35条・37条の法定制約に対応しきれない
  宅建士による記名・事前説明から契約締結へと進む不動産取引特有の法定順序がシステムにあらかじめ組み込まれているため、社内で複雑な運用ルールを設計することなく適法に電子化を進められます。国土交通大臣から適法性の回答を得ているスキームであるため、コンプライアンス面でも安心して運用できます。
• 関係者が多く署名手続きの完了までに日数を要している
  特許出願中の「同時署名形式」により、売主・買主・媒介業者・宅建士などの複数関係者が同時に署名作業を進められます。従来の順番待ちによる契約遅延を防止し、売買契約から着工までの意思決定スピードを向上させます。

向いていない企業・現場

土木一式工事が中心で、公共工事の受発注やCI-NET連携を主目的とするゼネコン

• 公共調達システムや建設業EDI（CI-NET）との完全連動を求める場合
  PICKFORMは不動産取引および民間住宅建築の請負契約に特化した機能設計となっており、公共工事標準の電子納品仕様やCI-NETデータ連携を標準搭載しているわけではありません。公共インフラ工事を中心とする企業や、既存のEDIプロトコルによる受発注自動化を前提とするゼネコンは、建設業特化型のEDI受発注システムや公共工事対応ツールの併用・単独導入を検討した方が適している場合があります。

月間の書類送付件数が極めて少なく、完全無料のフリープランのみで運用したい小規模事業者

• 月額固定費用を一切かけずに数件の署名のみを行いたい場合
  PICKFORMはSaaS型サービスとして月額固定費用が発生する料金モデルを採用しています。年に数回しか契約書を交わさない一人親方や個人事業主の場合、月額費用が書類送付件数に見合わず、費用対効果が得られにくいケースがあります。そうした用途では、月間数件まで無料で利用できる汎用型の電子署名ツールを検討する方が経済合理性に合致する可能性があります。

類似ツールとの比較

電子契約市場には「クラウドサイン」や「DocuSign」をはじめとする汎用的な電子契約サービスが広く普及しています。これら汎用ツールは、一般的な売買契約や業務委託、雇用契約など業種を問わない電子締結において優れた汎用性と認知度を有しています。しかし、不動産取引や建築請負の実務に適用する場合、宅地建物取引業法第35条（重要事項説明書）および第37条（契約書面）が定める法定フロー、すなわち「宅地建物取引士による事前記名」「重要事項説明の実施確認」「契約書面の同時・順次交付」といった複雑な手続きを、利用企業側が自社の運用ルールや送付順序の設定によって補う必要があります。

対するPICKFORMは、不動産・建築業界の商慣習および関連法令を前提に設計されている点が最大の違いです。国交省のマニュアルや宅建業法に準拠したフローがあらかじめシステム化されているため、管理者が個別に承認順序を細かく組む手間を省き、現場担当者が迷わず法的に正しい手順で契約を進めることができます。また、複数当事者が滞留なく署名できる「同時署名形式」を実装している点も、売買仲介など関係者が多岐にわたる取引において実務上の利便性を高めています。

さらに、一般的な電子契約システムが「署名を行うPDFファイル」の締結・保管を中心とするのに対し、PICKFORMは「物件」を軸とした書類保管基盤としての性質を併せ持ちます。契約書のみならず、押印を伴わない設計図面（CAD・PDF）、敷地調査報告書、施工現場の写真、積算Excelデータなどを同一の物件フォルダ内で一元管理できるため、図面変更や仕様変更が頻繁に生じる建築請負の実務において、契約と設計図書の整合性を容易に保てる点が強みとなっています。

料金・プラン

PICKFORMは、初期費用が無料（0円）で導入できるクラウドSaaS型の料金体系を採用しています。プランは基本機能を提供する「Standard」と、大規模事業者向けに高度なセキュリティや運用統制機能を備えた「Enterprise」の2種類が用意されています。ユーザー数は無制限で登録可能となっており、社内の利用人数が増加してもライセンス追加コストを抑えて運用できます。

月額固定費用については利用規模や機能要件に応じた個別見積り方式となっているため、導入を検討する際は「想定される月間送信件数」「管理する物件数」「Enterpriseプランで必要となるセキュリティ機能の範囲」をあらかじめ整理した上で、ベンダーへ問い合わせることを推奨します。

導入事例・実績

株式会社東栄住宅（分譲住宅・建築請負）

飯田グループホールディングスの中核企業として分譲住宅・建築請負を展開する株式会社東栄住宅（従業員数501〜1,000名規模）では、全国65店舗を対象にPICKFORMの導入を決定し、順次利用を開始しました。従来の紙ベースの契約業務では、膨大な契約書の印刷・製本・郵送・調印に多大な時間と労力を費やしており、締結後の原本保管スペースの確保も大きな経営課題となっていました。PICKFORMの導入により、契約準備や付帯書類の作成・確認業務が大幅に効率化され、取り扱う書類の物理的な総量が「3分の1」に削減されました。紙の契約書を保管するための社内書庫や外部倉庫にかかる保管費用・管理工数が低減しただけでなく、住宅を購入する顧客側にとっても契約書貼付の収入印紙代が不要となり、双方にとって実効性の高い経済的・時間的効果が創出されています。

株式会社アイダ設計（注文住宅・分譲住宅）

年間3,000棟を超える施工実績を有する株式会社アイダ設計では、不動産売買取引および住宅の建築工事請負契約の領域においてPICKFORMを導入しました。同社では遠隔地や遠方の顧客との契約締結において、事前に紙の契約書を郵送し、署名・捺印後に返送してもらう持ち回り手続きが発生しており、契約成立までに数日から1週間以上のタイムラグが生じていました。PICKFORMの導入によってオンライン上で即日締結が可能な体制が整い、郵送・移動にかかる労力と配送コストを削減するとともに、施主側の印紙代負担を解消。契約手続き全体の迅速化と顧客満足度の向上を実現しています。

株式会社タスキパートナーズ（買取再販・リフォーム）

不動産テックを活用した投資用マンション開発やリフォームを手掛けるタスキホールディングスグループの株式会社タスキパートナーズでは、遠隔地取引を含む契約業務のデジタル化を目的にPICKFORMを採用しました。遠方エリアの物件仕入れやリフォーム契約において、対面や郵送で生じていた移動時間および印紙税の負担を軽減し、煩雑だった社内の押印・承認業務の効率化を図っています。

宅建業法・建築基準法に準拠した電子化と適法性スキーム

建設・不動産業界における電子契約の導入において、最も慎重な判断が求められるのが関係法令への適法性です。2022年5月のデジタル改革関連法施行に伴い、宅地建物取引業法第35条の重要事項説明書および第37条の契約書面の電磁的交付が全面的に解禁されました。しかし、電磁的交付を適法に行うためには、「改ざんの防止措置（電子署名やタイムスタンプの付与）」「相手方の承諾取得」「明瞭な状態での表示・印刷要件」など、国土交通省の策定したガイドラインに準拠した厳格な措置が義務付けられています。

PICKFORMは、国土交通大臣から適法性の確認回答を取得したスキームをそのままシステム仕様に組み込んでいます。重要事項説明を実施する宅地建物取引士の記名・事前確認から、取引相手方の電子承諾、そして電子署名の付与に至る一連の遷移が法令の要件に合致するよう制限・ガイドされるため、法令解釈の誤りによる無効リスクや行政指導を受けるリスクを未然に排除できます。

さらに、建築工事請負契約においては、建設業法第19条第1項・第2項が定める「着工前の書面相互交付義務」および電磁的措置の基準（主務省令基準）を満たす必要があります。PICKFORM上で交わされる契約書面には認定タイムスタンプが付与され、変更契約や追加工事合意書の履歴も確定日付とともに物件単位で保持されるため、建設業法第19条の遵守および税法上の電子帳簿保存要件（真実性・可視性の確保）を両立した電子管理基盤として機能します。

セキュリティ体制と公的第三者認証の実績

電子契約プラットフォームには、企業の機密情報や顧客の個人情報、登記関連書類などの重要データが集約されるため、情報セキュリティ対策の客観的妥当性が極めて重要になります。PICKFORMの開発・運用元である株式会社PICKは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格である「ISO/IEC 27001」の認証を取得しています。組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置が国際基準に基づいて維持されており、大規模事業者や上場企業グループにおけるセキュリティ審査基準を満たす体制が整備されています。

加えて、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が認定する「プライバシーマーク（Pマーク）」を取得済みです。個人情報の適切な取り扱いに関するマネジメント体制が確立されているため、一般施主の個人情報や身元確認書類を取り扱う工務店・ハウスメーカーにおいても、情報漏洩リスクを抑えた安全なクラウド運用が可能です。

導入前に知っておきたいこと

PICKFORMを導入するにあたり、ユーザーレビューや口コミ等から報告されている注意点や改善要望を事前に把握しておく必要があります。

• 導入初期における操作習熟とサポートへの要望
  導入直後の段階において、従来の紙の業務に慣れたスタッフが操作手順を習得するまでに一定の時間を要したという指摘があります。操作マニュアルやヘルプセンターは用意されているものの、現場への定着を早めるために、電話やチャットでより手軽にリアルタイム相談できる窓口のさらなる充実を求めるユーザーの声が挙げられています。
• 画面表示のカスタマイズ性に関する改善要望
  利用画面のインターフェースに関して、文字の大きさや配色などの表示設定を個々のユーザー環境に合わせてより細かくカスタマイズできるようにしてほしいという要望が投稿されています。特に日常的に長時間の画面確認を行うバックオフィス担当者から、視認性向上のための機能拡張が期待されています。
• 利用料金に対するプライスダウンへの期待
  サービス品質や業務効率化の効果を評価しつつも、中小事業者や取引規模の拡大を見据えるユーザーから、月額固定費用のさらなる引き下げや、より安価な料金体系の拡充を望む声が見受けられます。費用対効果を最大化するために、自社の年間想定契約件数と削減できる郵送費・印紙代・人件費を事前に精緻に試算することが推奨されます。

導入の流れ・期間

PICKFORMの導入は、問い合わせから実運用まで段階的に進められます。公式サイトに記載された情報に基づき、不動産業界出身の専門スタッフによる導入支援を受けながら立ち上げを行うことが可能です。具体的な導入期間については企業の規模や店舗数によって変動するため、事前の個別問い合わせが必要です。

• ステップ1：問い合わせ・要件ヒアリング
  公式サイトの専用フォームから資料請求やデモの申し込みを行います。現状の契約業務フロー、取り扱う契約書の種類、年間件数、運用拠点数などをヒアリングし、自社に最適な運用構成を検討します。
• ステップ2：デモ体験・プラン提案・見積もり
  実際の管理画面や電子署名の操作デモを確認し、使い勝手や業務フローとの親和性を検証します。利用要件に基づき、「Standard」または「Enterprise」のプラン選定と月額固定費用の見積もりが提示されます。
• ステップ3：契約締結・アカウント発行
  サービス利用契約を締結後、管理アカウントが発行されます。初期導入費用および導入サポート費用は0円と設定されているため、初期投資を抑えて環境を立ち上げられます。
• ステップ4：初期設定・書類テンプレート登録
  チームの所属設定、各ユーザーの閲覧権限設定、不動産業界経験者によるサポートを受けながら自社の契約書や約款テンプレートの登録を行います。
• ステップ5：社内研修・運用開始（本稼働）
  実務担当者や営業スタッフへの操作説明を行い、本番運用を開始します。導入後もカスタマーサクセスによる伴走支援やチャットサポート、ヘルプセンターを活用しながら段階的に電子化の対象範囲を広げていきます。

よくある質問（FAQ）

スマートフォンやタブレットからでも電子契約や署名作業は可能ですか？

PICKFORMはクラウドSaaSとして提供されており、Webブラウザを介してPCだけでなくスマートフォンやタブレット端末からも操作できます。契約の相手方（施主や取引先）も専用ソフトやアプリをインストールすることなく、メール等で受信したリンクからブラウザ上で書類の確認と電子署名を行えます。なお、推奨されるOSやブラウザの詳細バージョンについては公式窓口への確認が必要です。

アカウントを持っていない施主や下請業者とも契約を締結できますか？

締結可能です。契約相手方はPICKFORMのアカウント登録や有料契約を結ぶ必要がなく、送付された署名用URLから認証を経て即座に署名を行えます。外部関係者にアカウント管理の負担をかけないため、ITに不慣れな一般施主や地域の協力会社ともスムーズに電子契約を推進できます。

契約書以外の図面や写真を送付・共有する場合にも送信費用が発生しますか？

電子署名を伴わない「書類送付（署名なし）」の送信費用は0円/通となっており、費用を気にせず図面や写真などの資料共有に利用できます。電子署名を付与して法的合意を形成する書類についてのみ、1件あたり200円の書類送付費用が発生する体系となっています。

導入にあたってどのようなサポート体制が用意されていますか？

不動産業界の商慣習に精通したスタッフによる導入・運用提案サポートが無料で提供されています。また、運用開始後のカスタマーサクセスによる伴走支援、チャットサポート窓口、操作マニュアルやヘルプセンターが整備されており、トラブルや操作不明点に対応する体制が整えられています。

契約期間や途中解約に関する条件は公開されていますか？

最低契約期間や中途解約時の規定、違約金の有無などに関する詳細条件はWeb上では一般公開されていません。契約条件は提示される見積内容やプランによって異なる場合があるため、導入前の商談時に担当者へ直接確認することを推奨します。

外国語（多言語）での画面表示や契約締結に対応していますか？

公式サイト上で多言語対応に関する詳細仕様は公表されていません。外国人施主や海外法人との取引を想定している場合は、多言語表示機能の有無や対応言語の範囲について事前にベンダーへ問い合わせる必要があります。

参照・出典

• 株式会社PICK 公式サイト
• PR TIMES（株式会社PICK プレスリリース）
• ITトレンド
• ConShift：注文書・注文請書とは？建設業法第19条の記載義務から印紙税まで実務ポイントを解説
• ConShift：電子帳簿保存法（建設業の対応）の実務ポイント｜猶予措置終了後の罰則リスクと電子契約の注意点を徹底解説
• ConShift：改正建設業法（2024・2025年施行）のポイントを解説｜標準労務費と契約実務の変更点
• ConShift：追加変更工事とは？定義の違いから代金未払いトラブルを防ぐ合意書・電子化のポイントまで解説
• ConShift：施工管理アプリ（クラウド型）入門｜導入メリットと失敗しない選び方を徹底解説